吉林财经大学医院药品采购管理制度

第一章 总则

第一条 制定目的

为规范校医院药品采购全流程管理，落实《中华人民共和国药品管理法》《医疗机构药事管理规定》《吉林省公立医疗机构药品集中采购管理办法》及学校财务、采购内控相关规定，保障全校师生、教职工用药安全、有效、经济，规范采购行为、防范廉政风险，结合本校医院诊疗规模与药剂科工作实际，制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于校医院所有西药、中成药、中药饮片、医用特殊管理药品（麻醉、精神、毒性药品）、医保目录药品、急救备用药品的计划、遴选、采购、验收、结算、供应商管理、档案留存等全部采购工作；全院所有科室、医务人员、药剂人员、采购、财务人员必须严格执行。

第三条 采购基本原则

（一）合法合规：全部药品优先通过吉林省药品集中采购平台线上采购，严禁科室、医师、个人私自外购药品；供货企业必须具备完整合法经营资质。

（二）质量优先：坚持 “质量第一、按需采购、择优遴选、保障供应”，杜绝采购过期、劣药、淘汰、无批文药品。

（三）公开透明：落实集体论证、分级审批、全程留痕、双人监督，执行“三重一大”采购议事规则，大额药品采购上院务会审议。

（四）经济高效：合理控制库存、加快药品周转，严控采购成本，同步满足医保报销与师生门诊诊疗需求。

（五）全程追溯：建立采购、验收、入库、使用全链条追溯台账，做到票、账、货、款四相符。

第二章 组织架构与岗位职责

第四条 药事管理小组

校医院设立药事管理小组，院长任组长，分管医疗副院长、药剂科负责人任副组长，成员含临床医师代表、护士代表、财务联络员，履行以下职责：

1. 审定《校医院基本用药目录》，负责新药引进、原有药品清退、替换厂家等集体论证；

2. 审议年度药品采购预算、大额单次采购、临时应急大批量采购方案；

3. 定期评估供应商供货质量、价格、配送服务，决定供应商准入、淘汰；

4. 监督药品采购制度执行，核查采购流程、台账、廉政风险问题；

第五条 药剂科

药剂科为药品采购唯一执行科室，设药品采购员、库管验收岗，职责：

1. 根据门诊用量、季节流行病、库存、效期编制月度、季度采购计划；

2. 线上集采平台下单、对接供应商、核对配送单据、组织入库验收；

3. 建立供应商资质档案、采购台账、验收记录、效期预警台账；

4. 收集临床缺药、不良反应、供货断供信息，上报药事小组调整采购目录；

5. 负责采购票据整理，配合财务完成对账、结算归档。

第六条 监督与审批岗位

（一）院长：药品采购第一责任人，审批常规月度采购计划、临时应急采购、年度采购预算、大额采购支出；

（二）财务岗：审核采购票据、合同、入库单，按学校财务制度办理付款，管控药品采购经费；

第三章 药品目录管理与新药准入

第七条 基础用药目录管理

1. 本院用药目录以国家、吉林省医保药品目录为基础，结合高校门诊常见病、多发病、急救需求制定，每年由药事小组集中修订一次；

2. 目录内药品调整（增删品种、更换生产厂家）必须经药事小组集体讨论，参会人员三分之二以上同意方可生效，更新目录同步公示留存；

第四章 采购计划编制与审批流程

第八条 常规月度采购计划

1. 每月固定日期由药剂库管盘点库存，结合上月门诊处方量、季节需求、药品效期预警，由采购员编制月度采购计划表；

2. 计划表列明通用名、规格、单位、采购数量、集采中标价、预估总金额、库存余量；

3. 药剂科负责人初审→分管副院长复核→院长审批签字，审批完整后方可在省集采平台下单采购；

4. 严格控制库存，常规药品备货量不超过1–2 个月用量，近效期药品大幅缩减采购量。

第五章 供应商准入、采购实施与合同管理

第九条 供应商资质准入标准

所有供货企业必须提交加盖公章全套资质，药剂科建立供应商档案，动态年审：

1. 企业营业执照、《药品经营许可证》；

2. 法人授权委托书、销售人员身份证、从业资格证；

3. 药品生产厂家资质、药品批准文号、质量标准、检验报告书；

4. 质量保证协议（明确药品质量责任、破损退换、效期回收、不良反应赔付条款）； 资质过期、存在质量投诉、断供频繁企业，药事小组审议后取消供货资格。

第十条 采购实施要求

（一）常规药品：全部通过吉林省药品集中采购平台线上采购，执行中标挂网价格，不得线下私自议价、线下采购规避集采；

（二）平台缺货目录内药品：采购员第一时间上报药剂科，由药事小组审议更换同通用名替代厂家，不得私自线下采购；

（三）严禁采购员、医务人员收受供应商礼品、回扣、宴请，严禁与供应商私下约定返点、返利。

第十一条 采购合同与质量协议

（一）年度固定供货供应商统一签订书面供货合同、药品质量保证协议；

（二）合同明确：配送时效、到货验收标准、不合格药品退换货、质量事故责任、结算周期、违约条款；

（三）合同由药剂科、财务、院长共同审核盖章，原件财务存档，药剂科留存复印件。

第六章 到货验收、入库管理

第十二条 双人验收制度

药品送达后，由采购员＋库管员双人现场验收，禁止单人验收、先入库后补验收。

第十三条 验收核查内容

逐批核对：供货单与订单品名、规格、批号、有效期、生产厂家、数量；查验外包装完好性、检验合格证、追溯码；冷藏药品同步核查冷链温度记录； 存在破损、渗漏、近效期、批号不符、无资质药品一律拒收，做好拒收记录并联系供应商退换。

第十四条 采购台账与记录管理

1. 建立电子＋纸质双套购进验收记录，内容含：药品通用名、规格、批号、效期、供货单位、采购数量、单价、金额、到货日期、验收人；

2. 采购发票、随货同行单、验收单一一对应装订，做到票、账、物一致；

3. 所有采购记录、票据保存期限：超过药品有效期1年，且不少于3年；特殊药品台账永久留存。

第七章 结算、财务与库存管控

第十五条 结算流程

1. 每月固定对账周期，药剂科整理当月全部入库单据、正规增值税发票，附采购审批单、验收记录一并提交财务；

2. 财务核对预算、票据合规性，按学校财务制度月结支付；

3. 严禁无票入库、白条抵账、提前预付货款；特殊应急采购事后3个工作日补齐全部审批、票据资料。

第十六条 库存动态管控

1. 每月开展药品盘点，核对采购入库总量、药房领用、现存库存，形成盘点表；

2. 近3个月到期药品建立效期台账，减少重复采购，及时与供应商协调退换；

3. 采购量与门诊处方量匹配，避免大量积压、资金占用。

第八章 监督检查与责任追究

第十七条 常态化监督

1. 药事小组每季度开展药品采购自查：核查计划审批、集采执行、供应商资质、验收台账、票据归档；

2. 主动接受学校财务审计、市场监管局药品质量抽查、医保基金检查。

第十八条 违规责任追究

出现下列行为，视情节给予院内通报批评、绩效扣分、调离岗位；涉嫌违法违规、收受商业贿赂的，上报学校纪委及监管部门处理：

1. 临床科室、医师私自外购药品、向学生推销外购药品；

2. 规避省集采平台，私自线下大批量采购药品；

3. 采购无资质、过期、不合格药品，造成用药安全隐患；

4. 采购流程无审批、单人验收、台账票据缺失造假；

5. 与药品供应商存在利益输送、收受礼品回扣、私下约定返利；

6. 特殊药品采购、管理未执行双人双签制度。